Jobprofile mit validierten Persönlichkeitsprofilen

Organisationen haben ihre eigenen firmenspezifischen „Gene“. Um die richtigen Mitarbeitenden zu finden, die sowohl zum Unternehmen als auch zu den spezifischen Funktionen passen, ist es wichtig, diese „Gene“ zu kennen.

Werden die individuellen Anforderungen in firmenspezifischen Anforderungsprofilen beschrieben, spart das bei der Personalauswahl Zeit und Geld. Die Suche nach passenden Mitarbeitenden wird effizienter und treffsicherer. Die Beschreibung der Anforderungen meint dabei mehr als die Festschreibung von Qualifikationen und Kompetenzen. Es geht um die Person als Mensch mit all ihren Persönlichkeitsmerkmalen, Motivatoren und Risiken.

Unternehmensstrategie und Unternehmensziele sowie die relevanten Umwelten einer Organisation bedingen spezifische organisationale Anforderungen. Für eine erfolgreiche Rekrutierung müssen diese Anforderungen in Jobprofilen definiert sein. Die Jobprofile berücksichtigen zudem die Strategie- und Zukunftsentwürfe und konkretisieren die Differenz zwischen Soll und Ist, also zwischen Gegenwart und Zukunft.

In einem professionellen Jobprofil müssen daher acht Erfolgsfaktoren beschrieben sein. Dazu gehören die spezifischen Fach- und Führungsaufgaben der Funktion, die zu bedienenden Stakeholder und die Entscheidungskompetenz. Hinzu kommen Leistungstreiber und Leistungsbarrieren sowie besondere Merkmale der Tätigkeit.

Beschrieben werden außerdem die Art und Weise der Arbeitsausführung, die organisationalen Rahmenbedingungen und die Beitragserwartung, also die erwartete Performance. Zusammen ergeben diese Angaben die Funktionsbeschreibung einer Stelle.

Organisationale Anforderungen und die Unternehmens-DNA beeinflussen maßgeblich das Anforderungsprofil an Personen. Die entscheidende Frage lautet: Was ist im Rahmen der jeweiligen Funktion zu erledigen, zu entscheiden und zu bewältigen, um die gewünschte Performance zu erzielen?

Stehen die organisationalen Anforderungen fest, kann das Anforderungsprofil für geeignete Kandidatinnen und Kandidaten entwickelt werden. Es hat vier Bestandteile.

Der erste Bestandteil ist das Persönlichkeitsprofil. Es beantwortet die Frage, wie die Persönlichkeit auf Basis valider Persönlichkeitsmerkmale aussehen muss, um die organisationalen Anforderungen und die damit verbundenen Performance-Erwartungen mit hoher Wahrscheinlichkeit zu erfüllen.

Der zweite Bestandteil ist das Kompetenzprofil. Es beschreibt, welche Basis- und Spezialkompetenzen notwendig sind, um die mit der Funktion verbundenen Aufgaben optimal zu lösen. Kompetenz umfasst dabei Wissen, Wollen und Können und zeigt sich im beobachtbaren Verhalten.

Der dritte Bestandteil sind Erfahrungen und Qualifikationen. Festgehalten wird, welche besonderen Erfahrungen oder Qualifikationen für die Performance erfolgskritisch sind.

Der vierte Bestandteil sind die K.-o.-Kriterien. Gemeint sind bekannte und klare Kriterien, die eine Kandidatin oder einen Kandidaten disqualifizieren.

Die organisationalen Anforderungen bilden in Verbindung mit dem Anforderungsprofil an Kandidaten das Jobprofil. Es ist die Grundlage für eine erfolgreiche Rekrutierung und für eine gezielte Entwicklung der Mitarbeitenden.

Der Abgleich zwischen Anforderungsprofil und Kandidatenprofil gibt eine sichere Auskunft über den Eignungsgrad von Kandidatinnen und Kandidaten für die zu besetzende Stelle. Dabei stehen sich drei Ebenen gegenüber: die Stellenbeschreibung als Funktionsbeschreibung, das Anforderungsprofil an die Person in der Funktion und das Kandidatenprofil, das zeigt, was eine Kandidatin oder ein Kandidat zu bieten hat.

Die Passung wird für jeden der vier Bestandteile einzeln geprüft: für die Persönlichkeit, für die Kompetenz, für die besonderen Anforderungen an Erfahrung und Qualifikation und für die K.-o.-Kriterien.

Eine Besonderheit im Anforderungsprofil bildet das valide Persönlichkeitsprofil. Neben der fachlichen Qualifikation ist vor allem das Persönlichkeitsprofil der Mitarbeitenden wesentlich.

In vielen Auswahlprozessen steht ausschließlich die fachliche Qualifikation im Vordergrund. Erfolgskriterium innerhalb einer Funktion ist aber auch das Persönlichkeitsprofil einer Kandidatin oder eines Kandidaten. Die Persönlichkeitsstruktur nimmt maßgeblich Einfluss auf den Erfolg von Mitarbeitenden, sowohl innerhalb ihrer Funktion als auch allgemein in der Organisation. Oft scheitern Kandidatinnen und Kandidaten an ihrem Verhalten und seltener an einer mangelnden fachlichen Qualifikation.

Das Persönlichkeitsprofil im Anforderungsprofil orientiert sich am Fünf-Faktoren-Modell der Persönlichkeit. Die fünf Faktoren sind Offenheit für Erfahrungen, emotionale Stabilität, Extraversion, Verträglichkeit und Gewissenhaftigkeit. Ergänzend werden Potenzial, Risikofaktoren und Motivationsstruktur betrachtet. Dieselben Größen werden später im Kandidatenprofil erhoben, sodass beide Profile vergleichbar sind.

Das Persönlichkeitsprofil wird unter Berücksichtigung der organisationsspezifischen Anforderungen erstellt und im Anschluss validiert. Je größer dann die Übereinstimmung des Kandidatenprofils mit dem validierten Persönlichkeitsprofil ist, desto höher sind die Chancen auf eine erfolgreiche Performance in der zu besetzenden Funktion.

Um das valide Persönlichkeitsprofil für die zu besetzende Stelle zu ermitteln, werden die in der Funktionsbeschreibung bereits erarbeiteten organisationalen Anforderungen herangezogen.

Zuverlässige Ergebnisse über die spezifischen Anforderungen einer Stelle liefert der Einsatz des Job Evaluation Tools, kurz JET. Dazu werden Expertinnen und Experten eingeladen, die die Funktion gut beurteilen können. Sie schätzen vier Aspekte ein: die Merkmale der Tätigkeit, die Art und Weise der Arbeitsdurchführung, die für die Tätigkeit erforderlichen Kompetenzen und die Leistungsbarrieren. Dabei sind auch zukünftige Veränderungen zu berücksichtigen.

Auf Basis der Befragungsergebnisse werden die Rohwerte für das Persönlichkeitsprofil ermittelt. Im Anschluss findet die Validierung statt. Dafür können zwei unterschiedliche Methoden zur Anwendung kommen: die Validity Generalization und die kriterienbezogene Validierung.

Bei der Validity Generalization werden Persönlichkeitsprofile mit High Performern aus Unternehmen verglichen, an die im Rahmen einer vergleichbaren Funktion ähnliche Anforderungen gestellt werden. Voraussetzung ist abgesichertes Datenmaterial, das in einem weltweiten Forschungsarchiv vorliegt.

Bei der kriterienbezogenen Validierung wird zunächst das Persönlichkeitsprofil von High Performern aus der eigenen Organisation ermittelt. Auf Basis dieser Werte wird dann das spezifische Persönlichkeitsprofil für eine Stelle validiert.

So entstehen valide Persönlichkeitsprofile. Sie lassen abgesicherte Aussagen über die Persönlichkeitsmerkmale zu, die für eine hohe Performance erforderlich sind.

Dem Anforderungsprofil stehen Bewerberinnen und Bewerber gegenüber, die mit ihrem Persönlichkeitsprofil zu einer Funktion und einem Unternehmen passen oder nicht. Um dies zuverlässig festzustellen, werden die Kandidatinnen und Kandidaten im Rekrutierungsverfahren von transformis zu einem Online-Assessment eingeladen.

Die Teilnehmenden beantworten online Fragen zu ihren Vorlieben, Einstellungen und Arbeitsweisen. Daraus wird ein Persönlichkeitsprofil mit drei Aspekten abgeleitet.

Der erste Aspekt sind die Potenziale. Sie beschreiben, was andere sehen, wenn die Person in Bestform ist. Der zweite Aspekt sind die Motivatoren. Sie zeigen, welche Werte und Interessen das Handeln der Person leiten. Der dritte Aspekt sind die Risiken. Sie beschreiben, was andere sehen, wenn die Person unter Stress gerät.

Das so gewonnene Kandidatenprofil wird dem validierten Persönlichkeitsprofil der Stelle gegenübergestellt. Der Abgleich gibt Auskunft über den Grad der Passung zwischen organisationalen Anforderungen und Kandidatenprofil.

Er zeigt außerdem, welche Chancen und welche Risiken mit einer Kandidatin oder einem Kandidaten verbunden sind. Die Auswahlentscheidung stützt sich damit auf mehr als den Lebenslauf und den Eindruck aus dem Gespräch: Sie bezieht ein, wie eine Person in Bestform wirkt, was sie antreibt und wie sie sich unter Druck verhält.

Der Weg zu firmenspezifischen, validen Anforderungsprofilen führt über drei Schritte: die Funktionsbeschreibung, die personalen Anforderungsprofile und die Einschätzung von Kandidatinnen und Kandidaten.

Der erste Schritt ist die Funktionsbeschreibung. Als Vorarbeit werden die zu beschreibenden Funktionen identifiziert. Anschließend wird ein unternehmensspezifischer Fragenkatalog für alle Funktionen abgestimmt. Die Fragen werden für alle Funktionen zusammen mit den Vorgesetzten und dem Personalbereich beantwortet. Das Ergebnis ist die Funktionsbeschreibung. Dafür ist je Funktion ein halbtägiges Arbeitsmeeting vorgesehen.

Der zweite Schritt führt zu den personalen Anforderungsprofilen. Zunächst werden Personen identifiziert, die die Stelle gut beurteilen können. Sie werden eingeladen und informiert und nehmen an einer standardisierten Online-Befragung teil, die etwa 45 Minuten dauert. Daraus werden das für die Funktion relevante Persönlichkeitsprofil, die Motivatoren und die K.-o.-Kriterien abgeleitet. Eine Validierungsstudie schließt den Schritt ab. Das Ergebnis sind valide Anforderungsprofile.

Der dritte Schritt ist die Einschätzung von Kandidatinnen und Kandidaten. Als Vorarbeit entsteht ein Auswertungstool, das die personalen Anforderungen im Hinblick auf Persönlichkeit, Motivatoren und K.-o.-Kriterien mit den Profilen der Kandidaten abgleicht. Die Lebensläufe werden mit den Anforderungen an die Fachkompetenzen abgeglichen.

Interessante Kandidatinnen und Kandidaten erhalten einen Link zu drei Online-Tests, die die Persönlichkeit beschreiben. Für die Tests sind etwa 60 Minuten anzusetzen. Aus ihnen entstehen drei Berichte zu Persönlichkeit, K.-o.-Kriterien und Motivatoren.

Zum Schluss wird das Kandidatenprofil mit dem personalen Anforderungsprofil der Stelle abgeglichen. Das Ergebnis ist eine Empfehlung zur Eignung oder Nichteignung einer Kandidatin oder eines Kandidaten.

Verfügt eine Organisation über valide Persönlichkeitsprofile für Schlüsselfunktionen, kann die Erfolgswahrscheinlichkeit, die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten zu ermitteln, wesentlich gesteigert werden.

Die Vorgehensweise erweitert das Beobachtungs- und Bewertungsspektrum über die reine fachliche Kompetenz hinaus. So kann die Passung zwischen den organisationalen Anforderungen und den Persönlichkeitsmerkmalen von Kandidatinnen und Kandidaten abgeglichen werden.

Neben der höheren Erfolgswahrscheinlichkeit bei Stellenbesetzungen und in der Personalentwicklung lassen sich auch die Kosten nachweisbar reduzieren, die durch Fehlentscheidungen bei der Personalauswahl entstehen.

Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse lässt sich darüber hinaus eine gezielte Personalentwicklung aufbauen. Sie stellt sicher, dass Mitarbeitende unter Berücksichtigung ihrer persönlichen Entwicklungschancen die passenden Entwicklungsmaßnahmen erhalten.

Damit steigen die Chancen, dem Unternehmen eine Personalentwicklung zur Verfügung zu stellen, mit der die Performance von Führungskräften und Mitarbeitenden deutlich gesteigert werden kann. Das Jobprofil dient so zweimal: zuerst als Maßstab für die Auswahl und danach als Bezugspunkt für die Entwicklung der Menschen, die die Funktion ausfüllen.