Optimierung in der Transformation
Prozessoptimierung
Geschäftsprozesse über Bereichsgrenzen hinweg analysieren, vereinfachen und mit klarer Verantwortung verbinden.
Lange Durchlaufzeiten, Medienbrüche und wiederkehrende Rückfragen sind Hinweise darauf, dass Abläufe nicht mehr zur Aufgabe passen. Prozessoptimierung setzt an einzelnen Geschäftsprozessen an und betrachtet sie von Anfang bis Ende. Die Leitfrage lautet: Welche Schritte braucht das Ergebnis tatsächlich, und wer verantwortet sie?
Was Sie am Ende in der Hand haben
- Dokumentierter Ist-Prozess mit benannten Brüchen und Schleifen
- Abgestimmter Soll-Prozess mit geklärten Schnittstellen und Verantwortlichkeiten
- Priorisierte Maßnahmen für Umsetzung und Beobachtung
So gehen wir vor
- 01
Prozess auswählen
Den Ablauf mit dem größten Klärungsbedarf und das erwartete Ergebnis bestimmen.
- 02
Ist-Ablauf erheben
Übergaben, Wartezeiten und Rückfragen mit den Beteiligten sichtbar machen.
- 03
Soll-Prozess entwerfen
Tätigkeiten ordnen, Schnittstellen klären und Verantwortung zuweisen.
- 04
Umsetzen und prüfen
Änderungen einführen, Erfahrungen auswerten und den Prozess nachjustieren.
Den Prozess von Ende zu Ende analysieren
In einer Prozessanalyse wird der gewählte Ablauf mit den Beteiligten aus allen berührten Bereichen nachvollzogen. Eingaben, Tätigkeiten, Übergaben, Freigaben und Ergebnisse werden sichtbar gemacht. Dabei zeigt sich, wo Informationen fehlen, wo Vorgänge liegen bleiben und wo Schritte mehrfach ausgeführt werden.
Tätigkeiten ordnen und vereinfachen
Werterhöhende Tätigkeiten werden verbessert, notwendige Nebentätigkeiten auf ein angemessenes Maß reduziert und überflüssige Schritte gestrichen. Besonders Nebentätigkeiten bergen Potenzial, weil sie häufig Mängel an den Schnittstellen zwischen Prozessen enthalten. Standardisierung, eine bessere Abbildung in IT-Systemen oder Automatisierung kommen dort in Betracht, wo der Ablauf zuvor geklärt ist.
Ein Prozess wird nicht dadurch besser, dass man ihn digitalisiert. Er muss vorher geklärt sein.
Verantwortung und Schnittstellen festlegen
Ein verbesserter Prozess trägt nur, wenn Zuständigkeiten eindeutig sind. Prozessverantwortung, Entscheidungswege und Schnittstellen zwischen Bereichen, Standorten oder Gesellschaften werden vereinbart. Wo Daten über mehrere Bereiche fließen, gehört auch die organisatorische Verantwortung für Stammdaten dazu.
Erstgespräch vereinbarenDigitalisierung braucht vorher geklärte Prozesse
Ein häufiger Anlass ist Digitalisierung ohne Prozessneugestaltung. Bestehende Abläufe werden in neue Systeme übertragen, Medienbrüche und Doppelarbeit bleiben erhalten. Wir klären deshalb zuerst, wie der Ablauf künftig aussehen soll und wer welche Entscheidung trifft. Erst auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, welche IT-Lösung oder Automatisierung tatsächlich entlastet.
Prozessoptimierung mit Lernen verbinden
Verbesserte Prozesse müssen im Alltag gelernt werden. In früheren Projekten hat transformis Geschäftsprozessoptimierung mit einer Lernarchitektur verbunden, in der Beteiligte Verbesserungen erarbeiten, erproben und auswerten. So entsteht die Fähigkeit, Abläufe auch nach dem Projekt selbst weiterzuentwickeln. Welche Formate passen, hängt vom Umfang des Vorhabens und von den beteiligten Bereichen ab.
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Arbeitsergebnisse: Dokumentierter Ist-Prozess mit benannten Brüchen und Schleifen; Abgestimmter Soll-Prozess mit geklärten Schnittstellen und Verantwortlichkeiten; Priorisierte Maßnahmen für Umsetzung und Beobachtung.
Wir gestalten Abläufe, Verantwortung und Zusammenarbeit. Auswahl und Einführung von Software, IT-Integration sowie technische Logistikplanung erfolgen mit den jeweils zuständigen Fachleuten. KI-gestützte Prozessautomatisierung wird im Gestaltungsfeld KI & Arbeit behandelt.
Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich Prozessoptimierung vom Wertstrommanagement?
Wertstrommanagement betrachtet den gesamten Fluss einer Leistung vom Bedarf bis zum Kunden und dient häufig als übergreifende Diagnose. Prozessoptimierung arbeitet an einzelnen Geschäftsprozessen und ihren Tätigkeiten, Übergaben und Verantwortlichkeiten. Beide Perspektiven lassen sich verbinden.
Welche Prozesse eignen sich?
Abläufe, die über mehrere Bereiche laufen und bei denen lange Durchlaufzeiten, Medienbrüche, Rückfragen oder Doppelarbeit auffallen. Das können Vertriebs-, Beschaffungs-, Service- oder Verwaltungsprozesse sein. Die Auswahl richtet sich nach Bedeutung und Klärungsbedarf.
Wer arbeitet im Projekt mit?
Die Menschen, die den Prozess tragen, aus allen berührten Bereichen, sowie die Führungskräfte, die über Zuständigkeiten entscheiden. Ihre Kenntnis des Alltags ist die wichtigste Quelle der Analyse. Entscheidungen über Verantwortung und Ressourcen trifft die Führung.
Lieber direkt sprechen?
Welche Entscheidung steht für Sie an? Gemeinsam klären wir die Ausgangslage, die Beteiligten und den passenden nächsten Schritt.
Jan-Niclas Bockard
Director | Chief Operating Officer (COO) | Leitung Kompetenzteam Unternehmensstrategie
Ihr Erstgespräch
Sprechen wir über Ihre Situation und das, was Sie in Ihrer Organisation weiterentwickeln möchten.
- Ihre Ausgangslage
- Ihr Beratungsanlass
- Passende nächste Schritte